Guided überprüft täglich fast 7.000 Sendungen und reduziert sie auf wenige Dutzend konkrete Warnmeldungen. So kann Messageries du Bazadais schneller auf Lieferrisiken reagieren.
Messageries du Bazadais ist ein Transportunternehmen mit Sitz in der südlichen Gironde. Das 1935 gegründete Unternehmen beschäftigt 40 Mitarbeiter und bietet Sammelguttransporte, Speditionsdienstleistungen und Palettenverteilung an. Sendungen innerhalb der eigenen Region stellt das Unternehmen selbst zu; für andere Ziele arbeitet es mit Partnernetzwerken wie Volupal zusammen.
Jede Sendung hat eine Lieferfrist, die vom Zielort und vom jeweiligen Lieferpartner abhängt. Um eine pünktliche Zustellung sicherzustellen, muss das Dispositionsteam von Messageries du Bazadais Sendungen, bei denen Verzögerungen drohen, schnell identifizieren. Die Herausforderung: In Tausenden von TMS-Datensätzen sind solche Risiken nur schwer auf einen Blick zu erkennen.
Unterschiedliche Sendungen, unterschiedliche Fristen
Messageries du Bazadais wickelt täglich rund 300 Sendungen ab. Das Team muss diese neuen Sendungen im Blick behalten und gleichzeitig weiterhin jene aus den vergangenen Tagen überprüfen, deren Zustellung noch aussteht.
Welche Prüfung erforderlich ist, unterscheidet sich von Sendung zu Sendung. Lokale Fracht muss beispielsweise am nächsten Werktag zugestellt werden, während ein Partner für eine Lieferung an einen anderen Ort in Frankreich bis zu drei Tage Zeit haben kann. Ist eine Terminvereinbarung erforderlich, prüft das Team außerdem, ob bereits ein Termin vereinbart wurde.
Vor der Einführung von Guided verglichen die Disponenten die Sendungsaktualisierungen manuell mit ihren internen Regeln und kontaktierten Partner bei Bedarf zur Nachverfolgung. Wenn im TMS keine Zustellbestätigung vorlag, mussten sie zunächst feststellen, ob die Sendung tatsächlich verspätet war oder lediglich eine Aktualisierung fehlte.
Diese Prüfungen waren zeitaufwendig. Gleichzeitig konnten versäumte Lieferfristen den Betrieb der Kunden beeinträchtigen und für Messageries du Bazadais finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.
Das operative Playbook wird zum Playbook des Agenten
Guided entwickelte den Agenten so, dass er denselben Prozess befolgt wie die Disponenten bei Messageries du Bazadais. Dafür arbeitete Guided eng mit dem Team zusammen, um zu verstehen, wie Sendungen geprüft, Ereignisse interpretiert und Entscheidungen über notwendige Nachverfolgungen getroffen werden.
Der Agent ist mit dem TMS von Messageries du Bazadais verbunden und ruft dreimal täglich die aktuellen Sendungsereignisse ab. Anschließend gleicht er sie mit den Regeln von Messageries du Bazadais ab und berücksichtigt dabei unter anderem Wochenenden, Feiertage und gewünschte Liefertermine.
„Die Lieferzeiten variieren je nach Zielort. Die Benachrichtigungen müssen diese Unterschiede widerspiegeln und so präzise wie möglich sein.“
— Maëlle Bonnet, Betriebsleiterin, Messageries du Bazadais
Ein Beispiel: Eine Sendung soll noch am selben Tag beim Empfänger eintreffen, doch im TMS gibt es keinen Hinweis darauf, dass sie bereits zur Auslieferung unterwegs ist. Der Agent kennzeichnet die Sendung im Morgenbericht, sodass die Disponenten den Spediteur kontaktieren und gegebenenfalls den Kunden frühzeitig informieren können, falls die Lieferfrist gefährdet ist.
Jede Warnmeldung enthält die Sendungsnummer, die relevante Frist und den Grund, weshalb die Sendung besondere Aufmerksamkeit erfordert. Die Disponenten erhalten die Ergebnisse per E-Mail. Ausgewählte Partner erhalten außerdem am Morgen eine Übersicht über die Sendungen, bei denen eine Aktualisierung erforderlich ist.
Während sie mit den Warnmeldungen arbeiten, geben die Disponenten Feedback zu den Ergebnissen des Agenten. Guided nutzt dieses Feedback, um dessen Regeln anzupassen, wenn neue Situationen auftreten.
Von stundenlangen Prüfungen zu wenigen Minuten
Guided überprüft fast 7.000 Sendungen und leitet diejenigen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, direkt an die Disponenten von Messageries du Bazadais weiter. Dadurch verbringt das Team deutlich weniger Zeit mit der manuellen Suche im TMS.
Seit der Einführung des Agenten ist der Zeitaufwand für diese Prüfungen von zwei bis vier Stunden pro Disponent und Tag auf nur noch wenige Minuten gesunken.
„Wir erkennen das Problem sofort. Wir kümmern uns zuerst um das älteste, dann um das nächste. Das ist weitaus besser, als stundenlang die TMS-Daten Zeile für Zeile abzugleichen.“
— Maëlle Bonnet, Betriebsleiterin, Messageries du Bazadais
Da weniger Zeit für die Überprüfung von Sendungen aufgewendet werden muss, können die Disponenten Spediteure früher kontaktieren und Probleme lösen, bevor Lieferfristen verpasst werden. Lässt sich eine Verzögerung nicht vermeiden, können sie den Kunden früher informieren.
So kann Messageries du Bazadais seinen Kunden einen besseren Service bieten und Probleme schneller lösen.
Was als Nächstes kommt: mehr Transparenz über den operativen Betrieb
„Das Guided-Tool ist sehr nützlich, um zu wissen, wo wir operativ stehen. Ich schaue mir die Tabelle jeden Tag an, und sie gibt mir einen Überblick über die Verzögerungen, mit denen wir bei der Distribution möglicherweise konfrontiert sind.“
— Benoit Hontebeyrie, Geschäftsführer, Messageries du Bazadais
Mithilfe der Guided-Agenten möchte Messageries du Bazadais künftig einen umfassenderen Überblick über seine Lieferperformance gewinnen – beispielsweise durch eine einfache Zusammenfassung wiederkehrender Probleme und ihrer Entwicklung im Zeitverlauf.
Das würde dem Team helfen, die Servicequalität besser zu bewerten und schneller zu erkennen, in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht.
Erfahren Sie, wie Guided Ihrem Team helfen kann, Lieferrisiken frühzeitig zu erkennen und schneller zu handeln.
