Asavinter organisiert Straßentransporte in ganz Europa und arbeitet dafür mit einem Netzwerk geprüfter Speditionen und Subunternehmer zusammen. Heute übernehmen zwei Guided KI-Agenten einen Teil der operativen Vorarbeit: Ein Agent kalkuliert eingehende Preisanfragen, der andere unterstützt bei der Suche nach dem passenden Frachtführer.
Heute dauert es 54 Sekunden nach Eingang im Postfach, bis ein Kunde sein Angebot erhält – inklusive garantierter Laufzeit. Früher blieb dieselbe Anfrage so lange liegen, bis ein Mitarbeiter Zeit hatte, sie zu bearbeiten. Im ungünstigsten Fall bis zum nächsten Morgen. Bis dahin hatte häufig bereits ein anderer Spediteur den Auftrag gewonnen.
Die Ausgangssituation
Wer zu spät antwortet, verliert den Auftrag
Fast jeder Auftrag beginnt mit einer Anfrage per E-Mail: *Zu welchem Preis kann Asavinter diesen Transport durchführen? *In der Praxis schicken Unternehmen solche Anfragen häufig gleichzeitig an vier oder fünf Speditionen. Ein guter Preis allein reicht deshalb nicht. Das Angebot muss auch schnell beim Kunden sein.
Für jede individuelle Anfrage müssen Mitarbeiter normalerweise mehrere Arbeitsschritte erledigen:
- die E-Mail lesen und verstehen – unabhängig davon, wie der jeweilige Kunde seine Anfrage aufgebaut hat
- alle relevanten Transportdaten erkennen, beispielsweise Warenart, Lade- und Entladestelle, Lademeter, Gewicht oder Palettenanzahl
- den Transport anhand von Entfernung, Fahrzeugtyp, Region und Dringlichkeit kalkulieren
- ein vollständiges Angebot im richtigen Format und im Namen des Unternehmens erstellen
Bei entsprechendem Anfragevolumen verbringen Mitarbeiter damit jeden Tag mehrere Stunden. Gleichzeitig muss das E-Mail-Postfach permanent im Blick behalten werden. Denn eine Anfrage, die erst eine Stunde später gesehen wird, hat möglicherweise bereits ein Wettbewerber beantwortet.
Den richtigen Frachtführer finden
Bestätigt der Kunde den Auftrag, beginnt der nächste Arbeitsschritt: Der Disponent muss einen geeigneten Frachtführer finden, der die Tour zuverlässig und zum passenden Preis übernimmt Dafür stehen unterschiedliche Informationsquellen zur Verfügung – beispielsweise Daten aus dem eigenen TMS oder Frachtenbörsen.
Auch hier besteht die Herausforderung darin, aus vielen möglichen Kontakten schnell die richtigen Frachtführer herauszufiltern.
Was Guided übernimmt
In 54 Sekunden von der Anfrage zum fertigen Angebot
Das Team leitet eine eingehende Preisanfrage an den AI Agent weiter. Dieser übernimmt anschließend automatisch die ersten Arbeitsschritte:
- Er liest und versteht die E-Mail.
- Er erkennt Abholort, Zielort sowie Anzahl und Art der Paletten.
- Er identifiziert besondere Anforderungen des Transports.
- Er fragt über die bestehende Preis-API von Asavinter den tatsächlichen Verkaufspreis ab.
- Er erstellt die Angebots-E-Mail im Stil und Erscheinungsbild von Asavinter.
- Er entscheidet, ob das Angebot direkt verschickt werden kann oder ob ein Mitarbeiter die Anfrage prüfen sollte.
Dabei kalkuliert der Agent alle drei von Asavinter angebotenen Transportarten: Stückgut, Komplettladung und Express. Der Kunde erhält die jeweiligen Preise zusammen mit den garantierten Laufzeiten und kann direkt zwischen den Optionen wählen. Auch preisrelevante Besonderheiten werden berücksichtigt, beispielsweise eine benötigte Hebebühne bei Abholung oder Zustellung, eine Zustellung mit festem Termin oder ADR-Anforderungen.
Gleichzeitig kennt der Agent die Grenzen des eigenen Transportangebots. Fehlen wichtige Informationen oder enthält die Anfrage Anforderungen, die nicht automatisch kalkuliert werden können, wird sie nicht einfach beantwortet, sondern gezielt an einen Mitarbeiter zur Prüfung weitergegeben.
Der Kunde erhält anschließend ein strukturiertes Angebot im gewohnten Asavinter-Format, inklusive Signatur und ursprünglicher Anfrage.
Median der Bearbeitungszeit: 54 Sekunden von Eingang der Anfrage bis zum fertigen Angebot im Postfach des Kunden.
Mehr als 6.500 Preisanfragen wurden seit dem Produktivstart bereits verarbeitet.
Passende Frachtführer gezielt identifizieren
Sobald ein Transport bestätigt ist, folgt Guided dem Prozess den Asavinter vorgibt. Der Agent veröffentlicht die Ladung auf den relevanten Frachtenbörsen und identifiziert mögliche Frachtführer aus drei Quellen:
- Frachtführer, die diese Relation bereits für Asavinter gefahren sind
- Frachtführer, die sich das aktuelle Ladungsangebot ansehen
- Frachtführer, die aktuell nach Ladungen auf genau dieser Relation suchen
Anstatt alle verfügbaren Frachtführer gleichermaßen zu kontaktieren, bewertet der AI Agent rund 50 verschiedene Signale, um die erfolgversprechendsten Kandidaten zu priorisieren. Dazu gehören unter anderem bisherige Erfahrungen auf der Relation, Fahrzeugtyp, ADR-Anforderungen, Dringlichkeit des Transports und die bisherige Rückmeldequote des jeweiligen Frachtführers.
Auf dieser Basis berechnet das System, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Frachtführer innerhalb von 24 Stunden positiv auf die Anfrage reagiert. Kontaktiert werden nur Kandidaten, die eine definierte Mindestwahrscheinlichkeit erreichen.
Damit identifiziert das Modell Frachtführer mit hoher Antwortwahrscheinlichkeit 15-mal besser als eine ungezielte Ansprache.
Anschließend erhält der Disponent eine Übersicht der verfügbaren Frachtführer und ihrer Preise. Die finale Entscheidung, wer den Auftrag bekommt, bleibt beim Mitarbeiter.
Mehr als 4.500 Frachtführer wurden bereits für Transporte von Asavinter identifiziert.
Innerhalb weniger Tage produktiv – ohne eigenes IT-Projekt
Bereits wenige Tage nach dem Projektstart beantwortete der erste Guided AI Agent bei Asavinter produktiv Preisanfragen. Inzwischen stehen beide Agents allen Charter - und Dispo-Teams des Unternehmens zur Verfügung.
Dafür musste keine neue Software auf den Rechnern der Mitarbeiter installiert werden. Die Mitarbeiter arbeiten weiterhin in ihren bestehenden Abläufen.
Das sagt Asavinter
„Die Zusammenarbeit mit Guided bringt uns einen echten Mehrwert. Unsere Teams sparen erheblich Zeit, und wir konnten KI so in unsere Abläufe integrieren, dass sie uns im Tagesgeschäft tatsächlich unterstützt. Gleichzeitig reagieren wir heute deutlich schneller auf unsere Kunden – und genau das ist in unserem Geschäft entscheidend.“
Steve, CEO von Asavinter
